Мы расскажем вам о пяти проверенных способах, которые помогут вам составить эффективный план на день, не теряя драгоценных минут.
1 Ограничьте свой список дел
Один из самых, казалось бы, нелогичных, но при этом эффективных методов в планировании ежедневных задач, — метод ограничений!
Из всего списка своих дел выберите от 1 до 3 самых важных дел, которые вам действительно нужно выполнить. Обычно именно такие дела заставляют нас задерживаться на работе допоздна или работать вместо ужина.
«Самые важные дела должны быть выполнены в первую очередь. Если вы их отложите на потом — то вы сами не заметите, как собьетесь со своего графика. Выполните их сразу — дальше все пойдет как по маслу!»
После того, как вы проанализировали самые важные дела, верно расставили приоритеты, можно вносить в свой план остальные задачи. Таким образом вы сэкономите массу времени, но при этом увеличите свою продуктивность.
2 Оценивайте свои результаты, а не затраченное время
Большинство людей, стараясь организовать свои дела, концентрируются не только на выполнении самих дел, но и на том, как сделать это в предельно сжатые временные сроки. Однако, такая система не работает, так как в итоге мы тратим еще больше времени, но при этом не выполняем наши дела должным образом.
Главное, что вы должны запомнить, — оценивайте свои результаты, а не время, которое вы потратили! Это позволит вам улучшить качество своей работы и при этом вы не будете корить себя за потраченное время.
Не торопитесь выполнять большие проекты сразу. Структурируйте задания, разбивайте на части и выполняйте задания постепенно. Помните работу с текстом из школьных или университетских годов? Никто не учит целый текст целиком, гораздо удобнее разбить его на несколько частей. Используя данную методику, вы постоянно будете контролировать свою работу над проектом, и даже если вы потратите на это несколько дней, будете уверены в себе и в проделанной вами работе.
Хотите оценить свои результаты? Пишите список «выполненных дел». Большинство из нас даже не подозревает, как много дел мы выполняем ежедневно, даже не замечая этого. Запишите свои успехи, и вы получите самую лучшую мотивацию в мире!
3 Полезные привычки
Итак, список дел составлен, вы в прекрасном настроении и, казалось бы, никаких проблем быть не может, но вы никак не можете взяться за дело. Отвлекаетесь, медлите, ходите вокруг да около....
Все, что вам нужно сделать, — это помочь себе взяться за выполнение дел. Лучший способ сделать это — придумать ежедневные привычки, которые и будут вашими напоминаниями
. Например, вы начинаете день с чашки кофе, читаете новости, едите свой завтрак, делаете растяжку, бегаете, а после этого принимаетесь за работу... Такая ежедневная рутина будет служить сигналом для выполнения важных дел. Несколько дней такой практики — и вы привыкнете к тому, что после йоги отвечаете на звонки, а после чашки кофе работаете за компьютером. Вам не нужно будет заставлять себя, напоминать, — это войдет в вашу привычку.
Этот же метод можно использоваться при планировании выходных дней
. Таким образом вам будет легче влиться в трудовую неделю после отдыха.
4 Найдите источники потери времени
В борьбе за большую продуктивность большинство людей ищут пути решения, которые приносят лишь краткосрочные результаты. Увы, даже если вы поменяете свои ежедневные дела, замените их более важными, не факт, что вы решите свою проблему. Один из ключевых способов улучшить качество своей жизни и научиться справляться со всеми задачами — это определить источник потери вашего времени. Для начала проанализируйте свое утро. На что вы тратите больше всего времени по утрам? На подбор гардероба? Но ведь это можно сделать с вечера. А как насчет дневного времени? Не слишком ли часто вы проверяете социальные сети в течение дня? Как только вы определитесь, на что уходит ваше время, вы сразу же поймете, в каком направлении вам двигаться и какие именно привычки вам следует изменить.
Однако это не значит, что вам придется отказаться от любимых дел. Признайтесь, мы ведь все любим немного расслабиться в течение дня. Как насчет того, чтобы совместить приятное с полезным? Большинство из нас предпочитает просматривать различные сайты по утрам. Почему бы не делать это, пока вы завтракаете или пьете чашечку кофе? Помимо этого, вы можете добавить на экспресс-панель список сайтов, которые вы посещаете каждый день. Это поможет вам сэкономить время в интернете.
5 Научитесь останавливаться
Это прозвучит странно, но умение остановиться и прекратить работу не менее важно, чем умение начать работу. Некоторые люди могут работать часами без перерыва и прекращают работу только когда на улице ночь. Хорошо ли это? На самом деле это привычка довольно негативная, так как именно такие действия приводят к тому, что с утра мы не может взяться за наши дела, оправдывая себя тем, что работали до ночи.
Есть несколько способов, которые помогут вам вовремя остановиться и переключиться на другую активность. Эти простые советы помогут вам улучшить вашу продуктивность.
«Лучше всего остановиться, пока все идет хорошо, и вы уверенны в завтрашнем дне. Если вы будете придерживаться этого принципа, у вас все будет получаться» — Эрнест Хемингуэй.
Если ваш длинный список проектов, дел и задач полностью вас изнуряет, то эти методы помогут вам в конечном итоге добиться успеха. Главное - подойти к делу обдуманно.
Ох уж эти мучительные списки дел! Это проклятие нашего существования, источник нашего стресса и иногда символ триумфа. Возможно, мы немного и преувеличиваем, но те из нас, кто придерживался этого метода организации, вероятно, чувствовали облегчение только под конец рабочего дня, а именно тогда, когда выполнили поставленные задачи. И в определенные дни, когда нам удается закончить все поставленные цели, мы чувствуем, что полностью истощены.
Если в последнее время ваш список дел вынуждает вас чувствовать себя в постоянном напряжении, а не в радостном и приподнятом настроении, то возможно, пришло время изменить ваш подход к его составлению. Вот несколько идей.
Идея состоит не в том, что шесть - это своего рода магическое число, а в том, что, налагая определенное ограничение на количество задач в вашем списке, вы будете вынуждены принимать жесткие решения о том, что важно для вас, а что нет. Кроме того, список дел из шести пунктов является менее ошеломляющим и подавляющим, чем перечень из 20 дел, а это значит, что вы будете не так склонны затягивать и откладывать дела на потом.
Есть определенные задачи, которые очень легко и просто сделать, и мы их выполняем сразу, одну за другой, а вот некоторые требуют полного переключения мышления. Если нас случайно отвлекут от дел телефонным звонком, к примеру, когда мы начнем писать отчет, то нам, вероятно, потребуется некоторое время, чтобы вернуться в ту «рабочую зону» после этого телефонного звонка. В результате мы тратим гораздо больше времени, чем было предусмотрено, чтобы завершить нашу роботу. А все потому, что нашему мозгу нужно время, для того чтобы перестроиться и снова включиться в работу. Вот почему сближение аналогичных задач имеет смысл. Вы успеете сделать больше и потратите меньше времени.
Возможно, вы просто не из тех, кто умеет правильно составлять списки дел, или вам трудно сократить некоторые пункты или перепрыгнуть через них. Вы можете попробовать отказаться от такой затеи вообще, а вместо этого посвятить все свое время определенной работе.
Вот что пыталась сделать писательница Гвен Моран, когда захотела понять, почему не успела все сделать. Она проследила за тем, как проводила свое рабочее время, заметила определенные модели поведения и начала составлять списки с учетом своих привычек, желаний в определенные дни. Важно отметить, что такими своими действиями она не только правильно распоряжалась временем, чтобы работать над дисциплиной и порядком, но также у нее были серьезные психологические преимущества.
Когда мы ожидаем результат от выполнения той или иной задачи, а в итоге этого не делаем, то мы можем поддаться панике, потерять уважение к себе и проч.
Однако когда все наши задачи, которые мы запланировали, верно распределены по дням, указаны время и продолжительность, то мы спим спокойно и знаем, что все, что нам нужно сделать, у нас уже отмечено. Кроме того, это все указано с учетом наших предпочтений по времени суток, дням и т. д.
Если вы из тех людей, которым просто нужно записать все, что надо сделать, независимо от того, насколько эти дела важные или срочные, вы можете хотя бы оценить их важность. Если вы не успеете сделать все запланированное, то, по крайней мере, достигнете прогресса в важных для вас вопросах.
Вот несколько полезных и в то же время эффективных рекомендаций относительно того, как вы можете провести эту оценку. Мы рекомендуем вам отмечать ваши задачи такими буквами, как A, B, C, D, E.
Задача А - это то, что мы должны сделать. А если мы этого не сделаем, то у нас будут серьезные проблемы. В эту категорию попадают такие вещи, как соблюдение сроков, подготовка к важной встрече.
Задачи B и C - это предметы, которые мы должны делать, но их выполнение не будет иметь значительных (или никаких последствий).
D - это задачи, с которыми мы можем повременить, а E - цели, которые не являются необходимыми, поэтому мы можем исключить их из нашего списка.
Мы с большей вероятностью будем хорошо мотивированы, чтобы выполнить весь наш список дел, если в нем будут указаны задачи, над которыми мы рады работать. Да, есть определенные пункты, которые нам просто нужно сделать, но, вероятно, есть много и таких разделов, которые не повлияют на наше качество жизни или карьеру, если мы их не воплотим в жизнь. Избавляясь от ненужных разделов из нашего списка, мы создаем пространство для того, чтобы делать больше вещей, которые на самом деле нас радуют.
Если вы каждый день сталкиваетесь с напоминанием о наименее приятных пунктах своей работы, то это, вероятно, приведет к подрыву вашей мотивации, и вы просто не захотите ничего делать.
Важно отметить, что мы должны прекратить заниматься той ненужной частью нашей работы, которую мы ненавидим. Скорее всего, каждую неделю нам нужно выделять некоторое время на работу над важными и крупными проектами, которые способствуют нашей долгосрочной карьере или жизненным целям. Возможно, вам придется приобрести новые навыки, которые помогут ускорить продвижение по службе, или вам нужно будет потратить больше времени на кофе с коллегами на рабочем месте, чтобы углубить ваши знания в той отрасли, над которой вы работаете.
Мы будем чувствовать себя намного лучше, если будем знать, что в нашем списке дел, даже если в нем много утомительных задач, есть дела и цели, над которыми нам приятно и радостно работать. Эти задачи помогают ставить более скучные цели в перспективу и напоминают нам, что наша работа - это не просто последовательность небольших, скучных и срочных обязанностей для исполнения, потому что мы их планировали, а действительно нужные и важные для нас дела. Какой бы вы ни выбрали метод организации, главное - он должен вас радовать и мотивировать, а нее утомлять и расстраивать. Тогда все обязательно будет хорошо.
Более 40% дел в списках задач, так и остаются невыполненными, подсчитала компания iDoneThis . Представьте, сколько денег вы потеряете, если не перезвоните 40-ка процентам своих клиентов или не отправите им КП? Мы разберем, как избежать таких потерь благодаря методике от бизнес-гуру Стивена Кови, а также расскажем, как CRM-системы помогают вести списки дел.
Вам наверняка знакомо чувство, когда после рабочего дня выходишь из офиса и понимаешь, что не сделал даже половины запланированных дел. Почему так происходит? Эксперт по личной продуктивности и управлению временем Дэвид Аллен в своей книге «Как привести дела в порядок» указывает такие причины:
Есть и другие причины, причем, от них никто не защищен - ни прокрастинаторы, ни перфекционисты.
Чтобы to-do списки работали, задачи в них необходимо распределить в порядке значимости. Эффективную методику расстановки приоритетов предлагает американский консультант по управлению и руководству Стивен Кови . В основе методики лежит матрица Эйзенхауэра: все задачи распределяются по четырем квадратам в соответствии с их важностью и срочностью.
Квадрат I со срочными и важными делами требует немедленного внимания. Если не выполнить их в ближайшее время, возникнут серьезные проблемы. Этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но ограничиваться ими нельзя, иначе аврал никогда не закончится.
Чтобы срочных важных задач с каждым днем становилось все меньше, Стивен Кови рекомендует максимум усилий посвятить делам из квадрата II . Это важные, но пока несрочные задачи. Вначале для этого придется использовать время, отведенное на квадраты III и IV , а потом квадрат I разгрузится, и появится больше свободных часов.
Разбив задачи на квадраты и поставив в приоритет важное срочное и важное несрочное, можно переходить к составлению списков дел - на день, неделю, месяц, квартал или даже год. Стивен Кови советует организовывать свою деятельность на основе недельного планирования . Это позволяет не просто упорядочить аврал в рамках одного дня, а продумывать перспективу.
Итак, сначала надо внести в календарь крупные события, даты которых известны заранее: деловые встречи, командировки, конференции и т.д. Затем определите нескольких боле или менее крупных целей на эти 7 дней: составляйте цели по и при необходимости делите их на этапы, привязанные к конкретным дням.
Пример, как оформить список дел:
Цель: за рабочую неделю обучить нового администратора фитнес-центра, чтобы со следующей недели он смог приступить к выполнению своих обязанностей.
| Понедельник | Познакомить сотрудника с коллективом, показать рабочее место, дать ему доступ в и другие используемые сервисы, создать корпоративную почту, объяснить ежедневные обязанности. |
| Вторник | |
| Среда | Утром дать сотруднику материалы для изучения, а после обеда обсудить появившиеся у него вопросы. |
| Четверг | Утром поручить новичку понаблюдать за работой нынешнего администратора, а после обеда поработать самому под его контролем. |
| Пятница | Провести аудит работы нового сотрудника: проверить знание теории, понаблюдать за его работой на практике. |
Даже научившись составлять списки задач, вы можете что-то упустить: потеряете стикер с напоминанием, увлечетесь важным процессом, просто забудете о своем списке дел.
Особенно опасна такая забывчивость в бизнесе: одному клиенту не перезвонил, другому забыл отправить коммерческое предложение, к третьему не приехал на встречу - три сделки сорвались. Чтобы все задачи были зафиксированы в одном месте и сами напоминали о себе, воспользуйтесь CRM-системой. Это удобная программа для управления клиентами, задачами и сделками.
Например, в облачной CRM-системе вы можете и контролировать их выполнение. Программа сама уведомит сотрудника о скором дедлайне и даст знать руководству о невыполненном поручении. Вы сможете постановку задач. Например, можно задать автоматическое напоминание о необходимости продлить договор с клиентом незадолго до его истечения, или связаться с покупателем через какое-то время после сделки и предложить еще какой-то продукт, отправить коммерческое предложение и многое другое.
Теперь вы знаете, как правильно вести список дел. Попробуйте использовать для рабочих задач программу , и вы забудете о сорванных дедлайнах.
Не потеряйте. Подпишитесь и получите ссылку на статью себе на почту.
Города – большие муравейники, их жители – постоянно спешащие и занятые люди. С другой стороны – рутина, монотонность которой гнетуща. Нет, это не очередная голливудская драма о жизни в Нью-Йорке или другом мегаполисе. Эту пессимистичную картину мы нарисовали, чтоб показать состояние дел у большинства современных людей. Работа, дом, отдых и тотальная нехватка времени. Из позитивного – изменить это под силу практически каждому. Организованность – важное качество, позволяющее контролировать свою жизнь. В этой статье мы поговорим о том, как составить список рабочих и домашних дел на день, неделю; что для этого нужно сделать; .
После прочтения первого абзаца у вас может возникнуть скептическое ощущение, порождающее вопрос по типу: «Зачем планировать рутину и тем самым делать ее еще скучнее?». Но это не так. Составление списка дел на день и в долгосрочной перспективе на неделю нужно для того, чтоб не допустить потери времени, быть более организованным и собранным, действовать и работать эффективно. Приведенные ниже рекомендации о том, как составить список дел, применимы в жизни и тем, у кого львиная доля ее проходит в офисе, и домохозяйке, и студенту.
Список дел – один из эффективных инструментов планирования и организации занятости. У. Эко говорил, что списки помогают нам лучше разбираться в окружающем мире. Мы создаем списки дел, продуктовые списки, списки достопримечательностей, которые хотим посетить во время отпуска. Эта простая привычка увеличивает нашу дневную производительность, позволяет чувствовать себя менее перегруженными. Итак, как составить список и следовать ему?
1. Проведите полевое исследование. В социологии используется такое понятие как «полевой этап». Он подразумевает всестороннее широкое исследование предмета или явления в реальных условиях с целью сбора данных для дальнейшего анализа. Чтобы составить список дел, в первую очередь нужно провести оценку затрачиваемого времени на то или иное действие. Наблюдайте некоторое время за собой. Перед тем как спланировать свой день, уточните сколько в среднем времени занимает, например, деловая переписка, совещания, подготовка к семинарам, одним словом всё, чем вы обычно занимаетесь. Это позволит составить реальный список дел, которые вы успеете сделать за свой обычный день.
2. Планируйте заранее. Единого мнения здесь нет – одни утверждают, что писать список дел лучше с утра, на свежую голову, другие, что лучше это делать вечером. Каждому предстоит решить самостоятельно, когда ему приниматься за составление списка дел, с учетом занятости и многих личных факторов. Но способствовать эффективности это будет однозначно. Истории известен интересный случай. Сталелитейная компания «Bethlehem Steel Company» в начале прошлого века решила повысить производительность своих сотрудников. С этой целью был нанят известный в то время журналист и эксперт в связях с общественностью Айви Ли. Он поручил всему руководству компании, вплоть до руководителей отделов, в конце каждого рабочего дня составлять список дел на завтра и строго ему следовать (браться за следующее задание лишь выполнив предыдущее). Спустя 3 месяца были подведены итоги, и результат всех удивил. Работники стали лучше справляться со своими обязанностями, более того, они существенно повысили объемы выполняемой работы. Ли получил заслуженный чек с внушительной по меркам начала ХХ века суммой – 25 тыс. долларов.
3. Пишите конкретные пункты. Если вам нужно зайти в продуктовый магазин после работы, то к пункту «Зайти в магазин» в ежедневнике сразу приложите и список покупок. В таком случае вы не потеряете время на ходьбу по всем отделам с целью вспомнить, за чем вы пришли. Также важно включать в свой список дел только то, чем вы реально занимаетесь. Если в ваших планах на будущее начать писать статьи в блог, заняться декоративной лепкой или научиться делать яйца Фаберже из бисера – запишите это в отдельный список. А после того, как реализуете свою задумку, перенесёте и пункт в ежедневник.
4. Планируйте не только работу, но и весь свой день. Для этого нужно следовать принципам . Соответствующие корректировки нужно вносить во время отпуска, выходных, праздников. Если вы сильно устаете на работе, не нужно сильно наполнять список дел на вечер, лучше предоставьте свободное время отдыху. Вне работы старайтесь ставить задачи реальные и обязательно их выполнять. Пункт «купить молоко по дороге домой» нужно реализовать, несмотря на то, что он незначительный, а вам не хочется стоять в очереди в супермаркете. В противном случае – не вносите его в список дел.
5. Ранжируйте задачи по степени важности. Психологи рекомендуют начинать день с выполнения нескольких легких дел, которые вы запланировали. Это может быть, например, . Суть приёма в том, что выполнив несколько пунктов и зачеркнув их в своем ежедневнике / списке дел / поставив галочку «сделано» в специальной программе на компьютере, вы увидите, что следовать плану не так тяжело и взбодритесь.
Важные или неприятные задачи нужно решать в несколько этапов. Для этого можно воспользоваться методом «разделки слона» («разрезания бифштекса»). Согласно этой технике вся проблема – это слон, или, если угодно, бифштекс. Справиться с большим слоном самому сложно, так же как и проглотить бифштекс за раз. Для решения мы делим «слона» на несколько частей – хобот, ноги, туловище, и каждый день решаем по отдельно взятому аспекту.
Поможет также знакомство с основными методами тайм-менеджмента. Так, в и собрано много полезной информации с детальным описанием техник решения задач, составления эффективных списков дел и многого другого.
6. Некоторые психологические нюансы, которые помогут следовать списку дел:
Для того чтоб ничего не забывать, рекомендуется постоянно держать лист бумаги под рукой. Если же вы отдаете предпочтение современным гаджетам и электронным ежедневникам, то помимо стандартных органайзеров и текстовых редакторов, вам могут быть полезны следующие приложения:
Самый известный инструмент для планирования и ведения списка дел. Популярен во многих странах, многофункционален, удобен. Есть возможность загрузки клиента для разных платформ.
Многоплатформенный электронный список дел. Бесплатная версия имеет почти весь функционал платной. Возможность создания коллективного списка.
Известный электронный планировщик. Обладает всем необходимым для такого рода программ функционалом. На сайте доступны версии для Android и iOs платформ, для браузера Google Chrome.
Вот семь простых трюков, которые советуют эксперты в области бизнеса и тайм-менеджмента.
Если с утра на работе вы не представляете, чем сегодня нужно заниматься, скорее всего, вы потратите день, распыляясь на мелкие несущественные дела. Попробуйте составлять список дел ещё с вечера, тогда на следующее утро вы точно будете знать, что нужно сделать.
Распланируйте примерное время на каждую задачу, чтобы легче было придерживаться графика (и не забудьте включить пару перерывов). Самые важные дела можете пометить звёздочкой или ещё как-то выделить.
Конечно, всем нам хочется, чтобы рабочий день прошёл максимально продуктивно, и иногда мы даже стыдимся делать перерывы. Однако короткие перерывы необходимы. Они помогут перезагрузить мозг и набраться сил, а также сделать больше, когда вы снова вернётесь к работе.
Чтобы не забывать о перерывах, попробуйте всем известный метод (25 минут работаем, 5 минут отдыхаем). Или любой другой метод. Главное - постоянно придерживаться его. Ещё помогут расширения, блокирующие доступ к определённым сайтам вроде Facebook и «ВКонтакте».
Если вы не сделали всё, что запланировали на день, не оставляйте этот незаконченный список на завтра. Он только будет снижать ваш моральный дух. Выбросите такой список и составьте новый, в который включите недоделанные за сегодня дела и новые пункты.
