Когда дел накапливается очень много, появляется желание поскорее их разобрать. Гора дел давит психологически, это факт.
Самый очевидный и простой способ разделаться с кипой дел - начать планомерно, ежедневно их выполнять.
Стандартный механизм:
Если вы хотите значительно ускорить выполнение дел - воспользуйтесь достижениями тайм-менеджмента - науки об управлении временем. Тайм-менеджмент позволяет специальным образом организовать рабочее время, чтобы успевать сделать в больше задач за единицу времени.
Система управления временем - это набор правил, которые определяют, как нужно организовать работу, чтобы трудиться с максимальной продуктивностью.
Существует несколько десятков систем управления временем.
Наиболее распространённой считается система GTD (расшифровывается как Getting Things Done - «доведение дел до завершения»).
Основное преимущество GTD заключается в простоте применения.
Алгоритм действий лёгок для понимания. Давайте рассмотрим его подробно.
1. Запишите все дела, идеи, заметки
Поместите их в одно место. Оно называется «Входящие». Это может быть лист бумаги, лоток для документов или, что удобнее всего, хранилище в компьютерной программе.
2. Возьмите первое дело.
3. Ответьте на вопрос: «С этим что-то можно сделать?»
Если нет, то поместите либо в папку «Справочные материалы», либо в список «Когда-нибудь/может быть», либо попросту выбросите в корзину.
Если да, то переходите к следующему шагу
4. Ответьте на вопрос: «Это элементарное действие?»
Если нет, то распишите эту задачу на подзадачи и поместите получившийся план в отдельную папку (проект).
Если да, то переходите к следующему шагу
5. Ответьте на вопрос: «Это можно выполнить за 2 минуты?»
Если нет, то тут возможны 3 варианта: поручите задачу другому человеку, назначьте на определённый день в будущем, поместите в список «Сделаю, как только найдётся время».
Если да, то выполните эту задачу и переходите к следующей из папки «Входящие» (шаг 2)
После того, как список «Входящие» будет разобран, переходите в созданные проекты и начинайте разбирать задачи внутри них.
Если в процессе работы появляется новое дело или идея - запишите её в список «Входящие». В конце дня этот список должен быть пустым.
Существуют специализированные программы, которые предназначены для использования методики GTD.
Такие программы позволяют записывать предстоящие дела, распределять их по папкам (проектам), а также поручать отдельные задания.
Одной из лучших программ для GTD является ЛидерТаск.
ЛидерТаск содержит инструменты, позволяющие использовать GTD систему по максимуму.
1) Создайте систему проектов
Добавьте проекты:
«Ты когда-нибудь думал, куда делись последние 5 лет?»
Виктор Пелевин
Очень часто в жизни каждого человека наступают такие моменты, когда просто невозможно справиться с объемом накопившихся дел. И работая в данный момент над выполнением очередной своей задачи, в голове непрерывно крутится еще целая вереница нерешенных проблем. Постоянные мысли о том, что вы не успеваете сделать что-то важное, не дают сосредоточиться на выполнении текущей задачи. И когда количество нерешенных дел начинает нарастать, как снежный ком, это приобретает уже масштабы катастрофы.
Но на самом деле проблема не такая уж сложная, как может показаться на первый взгляд.
Для решения подобных задач существует метод рациональной организации времени, или по-другому тайм-менеджмент. Время в современном мире представляет собой даже большую ценность, чем деньги, так как в отличие от них, время нельзя вернуть или накопить. Навыки управления своим рабочим временем помогут человеку достигать поставленных целей и задач намного быстрее и при этом находить достаточно свободных минут для общения с друзьями и своего духовного развития.
Поможет в этом разобраться метод GTD, который представляет одно из направлений в тайм-менеджменте.
Getting Things Done, GTD (в переводе с англ. - «доведение дел до завершения», однако чаще и неправильно - «как привести дела в порядок») - методика повышения личной эффективности созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге, первое издание которой вышло в 2001 году и была переведена на 23 языка.
Классическая модель тайм-менеджмента имеет определенные строгие рамки, подразумевает четкое планирование своих дел, рекомендует просчитывать шаги и расставлять приоритеты. Новый метод, предложенный экспертом Дэвидом Алленом, помогает управлять временем намного более гибко и выбирать дела по своему усмотрению, а не привязываться к жесткому дневному графику, что существенно облегчает задачу и быстрее продвигает вас в реализации поставленных задач. Такой способ может подойти не только крупным бизнесменам, заботящимся о быстрейшем исполнении своих планов, но и обычным домохозяйкам, планирующим время на ведение домашнего хозяйства.
В основу этой системы легло предположение, высказанное Дэвидом Алленом, о необходимости свободного мышления. Говоря иными словами, нужно освободить сознание от всех посторонних мыслей, которые крутятся в голове. И тогда текущая работа будет выполнена намного быстрее и результативнее. На этот счет GTD-система дает четкие указания, следуя которым можно не только выявить проблему, но и быстро решить ее. Как правило, люди много времени тратят на бессмысленные рассуждения, которые тормозят процесс выполнения поставленных задач. Четко следуя предложенным методом рекомендациям, ваше сознание всегда будет оставаться чистым, а результативность работы будет на все 100%.
Первое, что нужно сделать, по мнению автора идеи, – это перенести все ваше беспокойство и мысли, которые занимают вас в данный момент, на бумагу. Запишите все, что крутится сейчас в голове, – все крупные дела, мелкие дела, важные и не очень, в общем, вообще все. Освободите ваше сознание для реализации поставленной в данный момент задачи. Записи можно производить в хаотичном порядке, записывая просто все, что пришло на ум. Необязательно сразу классифицировать дела по степени важности. Если вы пропустите или не внесете в список какое-либо дело, оно постоянно будет кружиться в вашей голове, мешая сосредоточиться.
Но вот список дел составлен, что теперь с этим списком делать?
Вторым шагом можно назвать анализ написанного вами списка.
Мысленно зададим каждому пункту списка вопрос: «Что это?»
.
Этот вопрос позволяет произвести классификацию дел по степени их важности.
Второй вопрос звучит так: «Требует ли это действий?»
При отрицательном ответе должны последовать следующие действия:
— отложить решение до лучших времен;
— пока забыть о деле, не стоящем вашего внимания;
— положить на время в архив.
При положительном ответе на заданный вопрос необходимо переходить непосредственно к исполнению и наметить практическое решение проблемы. Изучите проблему, если на ее осуществление потребуется затратить определенное количество времени, то она автоматически переходит в разряд проекты. Эту запись можно произвести на отдельном листе. А если при рассмотрении текущего дела сразу напрашивается способ ее решения, то есть смысл сделать это дело сразу, чтобы не копить кучу нерешенных проблем.
Когда для достижения поставленной цели одного шага недостаточно, напрашивается несколько вариантов выхода из сложившейся в данный момент ситуации:
— записать дело в ежедневник до наступления срока его исполнения,
— поместить в список важных дел, чтобы выполнить его в удобное для вас время.
Пройдя последовательно все шаги, предложенные данной теорией, можно научиться правильно расставлять приоритеты и выстраивать четкую систему ценностей. Причем сделать все это можно самостоятельно, даже не обладая каким-то особым талантом. А вопрос «Как привести свои дела в порядок» больше не будет вставать перед вами.
GTD (Getting Things Done) - это система продуктивной работы и одноимённая книга бизнес-тренера Дэвида Аллена. Главная цель - успевать делать то, что необходимо, но тратить больше времени на то, что доставляет вам удовольствие.Часто на русский Getting Things Done переводят как «привести дела в порядок», хотя точнее было бы «довести дела до конца». Согласитесь, важнее не распихать задачи по спискам, а завершить их. Как раз для этого нужно составлять списки, определять приоритеты и придумывать расписание.
Как Дэвид Аллен в интервью Лайфхакеру, система может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании. Нужно иметь определённый склад ума, любить заниматься систематизацией и планированием.
Есть поклонники файловой системы. На рабочем столе создаётся одна общая папка, в ней - несколько тематических, и в каждой хранятся соответствующие списки и необходимые материалы.
В общем, выбирайте то, что удобно вам.
Главное требование: инструмент должен быть всегда у вас под рукой, чтобы вы могли перенести задачу из головы на бумагу или в приложение. Например, когда к вам подходит начальник и поручает новую задачу, а вы в это время работаете над чем-то другим.
И да, никакая система не сможет переделать все дела за вас, так что не слишком увлекайтесь составлением списков, не забывайте действовать. GTD - это инструмент, который помогает вам избавиться от стресса и ничего не забывать. Но как вы распорядитесь своим временем, зависит от вас.
Наш читатель Олег Бондаренко делится своей проверенной годами GTD-системой организации дел и всей жизни. Не секрет, что мы знаем про GTD и подобные механики почти все, но редко долго способны ими пользоваться. Уверены, что история успеха на этой ниве вам будет интересна.
Входящие задачи, идеи, мысли делю следующим образом:
Подробнее по 3-му пункту.
Для успешного ведения списка задач необходима жесткая формализация, минимизация затрат по управлению и получению данных. Достигается это следующим образом.
Каждая задача имеет структурированное наименование вида: Проект | Объект | Действие
Проект – это крупная группировка задач, сокращенный код типа ДОМ, ОФИС, КЛИЕНТ1, … По каждому Проекту должно быть в среднем 1-10 задач. Если задач по Проекту стабильно больше, выделяю часть в дополнительный Проект. Таким образом, группировка задач всегда одноуровневая. Как показала практика, более наглядная группировка задач в виде многоуровневого дерева на самом деле излишне трудоемка и снижает мотивацию по эффективному пользованию системой.
Поиск задач по Проекту выполняется базовыми функциями: поиском или сортировкой – мой любимый способ.
Объект – это предмет или человек, над которым необходимо произвести действие. Здесь все просто.
Действие – элементарное действие, которое необходимо совершить над Объектом.
Другой наиважнейший момент: каждая задача содержит дату исполнения . Если вы не уверены на счет срока задачи, ставьте текущую. Если вы поставите текущую дату и ни чего больше не предпримете, завтра задача будет в списке просроченных и вам придется принять по ней решение. Например, убрать в заметки о жизни.
Иногда по некоему Проекту вырисовывается список задач, сроки и последовательность исполнения которых на данный момент не ясны. В этом случае завожу общую задачу вида: Проект Задачи. В комментариях перечисляю список задач. Со временем ситуация становится яснее, что-то вычеркивается, что-то исполняется, что-то вырастает в отдельную задачу. В любом случае, даже по такой групповой записи я определяю дату – когда необходимо к ней обратиться и провести ревизию.
И последнее. На моей практике примерно 50% задач не исполняются (или не могут быть исполнены) на выбранную дату. Многое зависит не от меня. Задачи типа «Проект состояние проверить» вообще являются длительными и требующими периодического внимания. Что-то уточняется и дополняется. Такие задачи постоянно переносятся на более поздние даты. Это нормально (в этом, кстати, огромный плюс электронных органайзеров). Ручной труд по переносу сроков полезен и в том смысле, что, бывает, наталкивает на важные мысли.
