«1С:Зарплата и управление персоналом 8» поддерживает ведение учета прав на отпуска и расчет остатков отпусков для всех видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ, коллективными и трудовыми договорами.
Учет прав на отпуска . В «1С:Зарплате и управление персоналом 8» реализован учет прав на ежегодные основные и дополнительные отпуска. К ним относятся отпуска, предоставляемые работникам как в соответствии с законодательством, так и по условиям трудовых договоров.
Продолжительность основного отпуска в программе по умолчанию – 28 календарных дней. Но для отдельных категорий сотрудников (лица моложе 18 лет, работники образовательных учреждений, прокурорские работники и др.) основной отпуск удлинен, и программа позволяет установить любую продолжительность основного отпуска.
Сделать это можно как для позиции штатного расписания, так и для каждого сотрудника (в кадровых документах приема на работу и кадрового перевода). Аналогично регистрируются права на дополнительные отпуска – как предусмотренные законодательством, так и принятые локальными актами организации. При настройке дополнительного отпуска можно указать, все ли сотрудники имеют на него право, и его продолжительность. Право на дополнительный отпуск можно поставить в зависимость от стажа сотрудника.
Указать основной и несколько дополнительных отпусков можно сразу в одном документе – «Отпуск».
Учет остатков. Если предприятие не новое, то в начале работы с программой необходимо заполнить информацию об остатках отпусков (использованных ранее отпусках). Сделать это можно даже в том случае, если с начала использования программы прошло некоторое время и информационная база уже содержит информацию о текущих отпусках. Причем данные об использованных отпусках можно внести в разрезе рабочих лет.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8» поддерживает ведение учета остатков ежегодных основных и дополнительных отпусков, право на которые зарегистрировано в программе. Расчет остатков неиспользованных отпусков производится на основании учтенных прав работников на ежегодные отпуска и использованных отпусков. Результаты расчета по любому работнику могут быть выведены в виде справки на любую дату. Сформировать такую справку можно, например, из документа «Отпуск».
Планирование отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8» позволяет не только сформировать график отпусков в формате Т-7, но и оформлять из документа «График» фактические отпуска и переносы отпусков. «1С:Зарплата и управление персоналом 8" предоставляет возможность формировать списки отпусков: в разрезе подразделений и должностей; по группе сотрудников, например по руководящему составу. Доступен анализ исполнения графика отпусков.
Расчет отпускных . В документе «Отпуск» «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» вместе с отпускными можно начислить и зарплату за дни месяца, предшествующие отпуску, а также материальную помощь к отпуску.
В документе «Отпуск» рассчитывается НДФЛ и прочие постоянные удержания, установленные сотруднику (например, профвзносы или алименты), на сумму которых будет уменьшена выплата. В налоговом регистре фиксируется даты выплаты отпускных и перечисления НДФЛ.
Выплата отпускных . Выплачивать отпускные в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» можно вместе с заработной платой, с авансом или в межрасчетный период. В межрасчетный период выплату можно произвести непосредственно из документа «Отпуск».
Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.
Пример.
Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).
В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:
И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.
Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.
Чтобы продлить отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился. Регистрация делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников ». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».
Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.
А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.
Читайте также ФНС обновила декларацию по акцизам на алкоголь: с какого месяца её применять
Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата » или «Кадры » – документы «Отпуска » ), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у Е. Н. Орловой приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.
Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск» , поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.
Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) », а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист ». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».
Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
Пример.
Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.
Читайте также Порядок формирования среднего заработка в 1с
Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.
В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск» . После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).
Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.
Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры » – «Кадровые отчеты » – отчет «Остатки отпусков » или же «Справка об остатках отпусков »). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.
Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.
Пример.
Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.
Да, в редакции 3.0 такая возможность есть. Для этого в форме параметров учета программы (она доступна в разделе «Главное») должна быть установлена пометка о ведении больничных, отпусков и исполнительных документов.
Если после этого мы откроем журнал документов начислений, то увидим, что по кнопке «Создать» теперь можно ввести не только начисление зарплаты, но и отпуск и больничный лист.
Посмотрим, как выглядит в 1С 8.3 документ «Отпуск». В шапке указывают месяц (это месяц начисления отпускных) сотрудника, дату регистрации документа.
На вкладке «Главное» необходимо указать период отпуска и период работы сотрудника, за который отпуск предоставлен. Эти сведения заполняются вручную.
После выбора сотрудника и периода отпуска программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок и начисленную сумму отпускных. Делает она это, исходя из имеющихся в программе данных – срока работы сотрудника и начисленной ему заработной платы.
Если необходима корректировка, следует нажать ссылку «Изменить». Откроется форма ввода данных для расчета среднего заработка. В ней отображается начисленная сотруднику зарплата по месяцам, а также календарные дни.
Обратите внимание, что здесь имеются только те месяцы, во время которых человек был сотрудником организации. Пользователь имеет возможность изменить суммы, начисленные за каждый месяц. Тогда программа пересчитает и сумму среднего заработка. Однако, нельзя добавить новые месяцы.
На вкладке «Начисления» автоматически отображается начисление («Отпуск основной») и рассчитанная программой 1С сумма отпускных.
При необходимости эту сумму можно откорректировать вручную.
После расчета отпускных, при проведении документ «Отпуск» в 1С выполняет проводку бухучета по начислению отпускных – по кредиту счета 70 и в дебет того же счета, что и зарплата сотрудника (согласно настройкам сотрудника и организации). Документ позволяет распечатать приказ на отпуск по форме Т-6 и расчет среднедневного заработка.
Теперь в ежемесячном документе «Начисление зарплаты» при его автоматическом заполнении появятся данные об отпускных. При этом сумма оклада и количество отработанных дней будут скорректированы программой с учетом отпуска. Документ начисляет НДФЛ сразу на зарплату и отпускные.
В расчетном листке сотрудника тоже будет отражен оплаченный отпуск.
По материалам: programmist1s.ru
Лето — традиционная пора отпусков, когда работы у бухгалтера заметно прибавляется. Нужно вести учет использованных дней отпуска сотрудников, рассчитывать, сколько еще дней осталось. В статье расскажем, как произвести настройку этих операций в программах "1С: Зарплата и управление персоналом 8" и "1С: Управление производственным предприятием 8".
Каждый работник имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Его минимальная продолжительность определена в ст. 115 Трудового кодекса и должна составлять не менее 28 календарных дней.
Некоторые категории работников, в соответствии со ст. 116 Трудового кодекса, имеют право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска. Такие отпуска должны быть предоставлены тем сотрудникам, которые:
Дополнительные отпуска для работников может также устанавливать работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей, прописав порядок и условия их предоставления в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Для планирования отпусков, а также для расчета компенсаций за неиспользованный отпуск бухгалтеру нужно знать количество календарных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.
Как в программах "1С: Зарплата и управление персоналом 8" и "1С: Управление производственным предприятием 8" можно настроить учет использованных сотрудниками дней отпусков и расчет остатка неиспользованных дней отпуска в разрезе рабочих лет?
На момент подготовки материала применялись актуальные релизы конфигураций:
Первоначальная настройка состоит из нескольких этапов:
Рассмотрим каждый этап подробнее.
Списание фактических отпусков (уменьшение остатка количества неиспользованных дней отпуска) в программе может происходить при проведении либо кадровых приказов на отпуск, либо документов по расчету отпусков и компенсаций.
Порядок списания определяется во вкладке "Параметры учета" меню "Сервис" (см. рис. 1 на с. 73).
Обратите внимание: в отношении текущих отпусков, предоставляемых работникам в обычном порядке, есть возможность выбрать вид документа, который будет являться основанием для списания количества неиспользованных дней отпуска. При расчете компенсации за неиспользованный отпуск такой выбор невозможен. Основанием для списания в этом случае будут только расчетные документы.
Все виды используемых в компании ежегодных отпусков необходимо объявить в справочнике "Виды ежегодных отпусков".
Для этого последовательно нужно выполнить ряд операций во вкладке "Виды ежегодных отпусков" меню "Предприятие" (см. рис. 2 на с. 74):
Для расчета отпускных используются виды начислений из списка "Основные начисления организации".
Список открывается из пункта "Настройка расчета зарплаты" меню "Предприятие" (см. рис. 3 на с. 75).
Необходимо создать и настроить виды начислений для каждого вида отпуска.
Для расчета отпускных при предоставлении основного ежегодного оплачиваемого отпуска в программе предназначен вид расчета "Оплата отпуска по календарным дням".
Эта опция, скорее всего, уже настроена в вашей программе для расчета основного отпуска.
Остается ввести и настроить виды начислений для дополнительных видов отпусков. Каждому варианту расчета отпускных должен соответствовать определенный вид отпуска.
Чтобы установить это соответствие, необходимо в меню "Предприятие" выбрать вкладку "Настройка расчета зарплаты". Далее следует обратиться к перечню "Основные начисления организации". В этом перечне нужно выбрать вариант расчета отпускных (см. рис. 4 на с. 75).
Обратите внимание: варианту расчета отпускных "Оплата отпуска по календарным дням" должен соответствовать ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
В закладке "Время" следует установить для всех видов отпусков вид времени — "Неотработанные полные смены, а также командировки" (см. рис. 5 ниже).
Варианты расчета компенсации за неиспользованный отпуск устанавливаются в перечне "Дополнительные начисления организации". Для них в разделе "Компенсации ежегодных отпусков" на закладке "Использование" нужно отметить, что это компенсация неиспользованного отпуска.
Настройка должности необходима, если все сотрудники, занимающие данную должность, имеют право на одинаковое количество дней дополнительного отпуска определенного вида. Например , все электросварщики организации имеют право на дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда, а водители — за ненормированный рабочий день. В этом случае бухгалтер должен сделать следующее (см. рис. 7 на с. 78):
Меню "Предприятие"/"Должности");
О том, как в программе "1С" можно использовать "отпускные" настройки, а именно: как произвести регистрацию персонального права на предоставление отпуска для сотрудника, как произвести регистрацию остатков отпусков прошлых лет, как использовать расчет остатков отпусков, мы расскажем в ближайших номерах журнала "Зарплата".
О.Я.Леонова
Руководитель отдела
автоматизации кадрового учета
и расчета заработной платы
компании "Микротест"
Отпуск с 1 числа месяца в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1
Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась.
Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».
Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.
Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.
Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.
После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.
В том случае, если заработная плата за предыдущий месяц рассчитана и выплачена, в документе появляется ссылка «Исправить» и предупреждающая надпись о том, что вносить изменения в существующий документ не рекомендуется. А вот команда «Исправить» как раз подойдет для нашей цели. При нажатии на ссылку создается новый документ, в котором осуществляется перерасчет суммы отпускных, при этом предыдущая сумма сторнируется и начисляется новая, с учетом последнего расчета заработной платы.
В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.
