Anumang organisasyon, maging planta ng estado, maliit na tindahan o isang malaking pag-aari, sa malao't madali ay kailangang pumasok sa sulat. Upang gawin ito, kailangan mong maayos na magsulat, mag-format at magpadala ng liham pangnegosyo. Sa artikulong ito, susuriin namin ang mga uri ng mga liham ng negosyo at pag-uusapan kung paano ihanda ang mga pangunahing detalye ng dokumentong ito.
Una, tukuyin natin kung anong mga uri ang mayroon liham pangnegosyo. Pagkatapos ng lahat, depende dito, ang mga patakaran sa pagsulat ng mga liham ay naiiba: kung ano ang isusulat, kung paano isulat, kung kanino isusulat, at iba pa.
Maaari kang maglista ng ilang dosenang uri ng mga liham pangnegosyo, ngunit ang pinakakaraniwan ay:
May isa pang hiwalay na kategorya ng mga liham - ito ay mga liham na panghukuman. Hindi namin isasaalang-alang ang mga ito, dahil ang mga abogado lamang ang nakikitungo sa mga naturang sulat, at marami silang alam tungkol sa pagsulat ng mga ito. Lahat ng dapat malaman ng lahat ng iba pang empleyado ng organisasyon, lalo na ang mga nagtatrabaho sa mail: kung nakatagpo ka ng ganoong sulat (ito ay minarkahan ng "panghukuman"), i-save ang sobre at ang sulat.
Ang liham pangnegosyo, bukod sa iba pang mga bagay, ay naiiba sa isang regular na liham dahil mayroon itong malinaw na istraktura, na binubuo ng mga sumusunod na bahagi:
Ito ang pinakakaraniwang format para sa mga liham ng negosyo, ngunit, siyempre, ang ilang mga punto ay maaaring mabago.
Ito ang pinagsusulatan namin ng liham. Dito maaari mong ipahiwatig ang pangalan ng kumpanya, ang direktor nito o ang opisyal na kasama mo kasalukuyang sandali nagcha-chat ka. Sa kaso kapag ang isang liham pangnegosyo ay ipinadala sa isang organisasyon sa unang pagkakataon, ang addressee ay pangkalahatang direktor. Maaari ding ipadala ang sulat sa isang ordinaryong tao- sa isang indibidwal. Maaaring may ilang tatanggap, ngunit mas mainam na huwag maglagay ng higit sa lima. Sa kasong ito, ito ay magiging mas tama na gawin.
Depende sa kung kanino kami nagpapadala ng sulat, iba ang format namin sa mga detalye Kung ang addressee ay ang pinuno ng isang negosyo, una sa lahat dapat mong ipahiwatig ang kanyang posisyon, pagkatapos ay ang pangalan ng negosyo at ang mga inisyal na may apelyido, at lahat. sa itaas ay dapat na nasa dative case.
Pangkalahatang Direktor
LLC "Energotras"
O.R. Zazublin
Kung ang liham ay naka-address sa isang partikular na tao sa enterprise, kailangan mo munang isulat ang pangalan ng organisasyon sa nominatibong kaso, pagkatapos ay ang posisyon, inisyal at apelyido ng tao, ngunit sa dative:
CJSC "Butil-Express"
Pinuno ng Produksyon
R.N. Taburetkin
Kung ang liham ay ipapadala nang walang partikular na addressee sa isang organisasyon, pagkatapos ay ipahiwatig ang pangalan ng organisasyon sa nominative case:
OJSC "Mystic Pro"
Kung ang isang liham ng negosyo ay inilaan para sa isang indibidwal, pagkatapos ay isulat muna ang apelyido sa dative case, pagkatapos ay ang mga inisyal, at sa mga sumusunod na linya - ang postal address kung saan ipapadala ang sulat. Kung ang postal address ay hindi alam at ang dokumento ay binalak na ilipat sa ibang paraan, iiwan lamang namin ang apelyido at inisyal:
Komarova S.V.
st. Polevaya, 5, apt. 457,
Moscow, 123456
Hindi na kailangang maglagay ng tuldok sa dulo o baguhin ang font, ito ay dapat na kapareho ng teksto ng liham. Ang text ng attribute na "Addressee" ay nakahanay sa kanan.
Ito buod mga titik. Kailangan mong isulat ito sa itaas ng pangunahing teksto.
Mayroong ilang mga dokumento kung saan hindi mo kailangang ipahiwatig ang paksa ng liham, katulad: abiso, reklamo, paghahabol, pagbati, liham ng garantiya o babala. Sa lahat ng nakalistang dokumento, ang uri ng liham ay dapat isama sa pamagat, ang tanging pagbubukod ay para sa pagbati.
Ang teksto ng paksa ay hindi dapat lumampas sa 50 mga character; Kadalasan ang paksa ay maaaring ipahayag sa 2-3 salita, halimbawa "Paghiling para sa impormasyon" o magsimula sa pang-ukol na "tungkol sa" at isulat sa pang-ukol na kaso.
Ang font ng tema ay maaaring isang sukat na mas maliit kaysa sa pangunahing font ng teksto, ngunit hindi na, at hindi ito kinakailangan. I-align ang dapat iwan.
Halimbawa:
Sa pag-uugnay ng mga pamamaraan para sa mga organisasyon na kumilos sa mga sitwasyong pang-emergency
Humiling ng impormasyon
Ang pamagat o apela ay nakasulat sa gitna, isang walang laman na linya mula sa paksa ng liham.
Maaaring ito ang pamagat ng liham, na mahalagang pumapalit sa linya ng paksa. Para sa karamihan, nalalapat ito sa mga reklamo, paghahabol, mga liham ng garantiya, mga pahayag, babala o paunawa. Maaari rin itong maging personal na apela sa addressee ng liham.
Kung nagsusulat ka ng isang pamagat, mas mainam na i-type ito sa malalaking titik at ilagay ito sa gitna. Hindi na kailangang i-highlight ang heading sa mas malaking font; Maaari mong gawing bold ang font:
NOTIFICATION
CLAIM
Para sa mga address, dapat kang magsimula sa salitang "Mahal", pagkatapos ay ang pangalan at patronymic ng addressee:
Mahal na Galina Viktorovna!
Mahal na Evgeniy Borisovich!
Kung ang una at patronymic indibidwal hindi alam, hindi sila pinapalitan ng mga inisyal, ngunit nakasulat tulad nito:
Mahal na Ginoong Petrov!
Mahal na Ms. Lisitsyna!
Kung ang isang liham ng negosyo ay ipinadala sa isang organisasyon, alinman sa apelyido o unang pangalan at patronymic ng pinuno nito ay hindi alam sa iyo, isulat ang neutral na "Minamahal na mga kasamahan" o "Mga mahal na ginoo." Huwag kalimutang maglagay ng tandang padamdam sa dulo, ngunit isa lamang, hindi mo kailangang ilagay ang mga ito ng tatlo o higit pang beses, na nagpapakita ng iyong paggalang, ito ay magiging ganap na parang bata.
Ang teksto ng liham ay nahahati sa tatlong bahagi: panimula, pangunahing bahagi at konklusyon. Hindi kailangang tatlong talata, marahil higit pa. Ang bawat bahagi ng teksto ay maayos na lumilipat sa isa't isa. Kung ang iyong organisasyon ay walang corporate font para sa pagsulat ng katawan ng liham, mas mainam na piliin ang font na Arial o TimesNewRoman, pumili ng sukat na 12 o 14. Dapat mong simulan ang pagsusulat mula sa pulang linya, ihanay ito sa lapad. Ang teksto ay kailangang nakahanay sa lapad. Maaari itong binubuo ng simple o kumplikadong mga pangungusap, at ang bawat isa sa kanila ay dapat may ilang uri ng pag-iisip at hindi walang laman. Walang "tubig" istilo ng negosyo hindi makatiis sa pagsasalita. Ang bawat talata ay nagsisimula sa isang pulang linya.
Sa iyong pagpapakilala, maaari mong ituro ang isang liham mula sa addressee na dumating nang mas maaga, kung saan ka sumusulat ng tugon, o iulat na dati kang sumang-ayon sa addressee na magpapadala ka ng sulat. Kung ang isang liham ay isinusulat sa isang tao sa unang pagkakataon at walang mga kasunduan, maaari mong laktawan ang pagpapakilala.
Ang pagpapakilala ay isang pangungusap o kahit na bahagi nito.
Halimbawa:
Sa ref mo. No. 175-8/3-15 na may petsang 05.25.2015 ipinapaalam namin ang sumusunod
Ayon sa aming kasunduan...
Ito ang bahagi ng liham kung saan nakasulat ang pangunahing bagay, iyon ay, ang kakanyahan ng problema. Conventionally, maaari itong nahahati sa dalawang bahagi: "pagbibigay-katwiran" at "kahilingan". Ang katwiran ay nagsasaad ng dahilan ng pagsulat ng liham, ang "kahilingan" ay nagsasaad kung ano ang nais mong makamit mula sa tatanggap ng liham.
Ang "kahilingan" ay dapat isulat mula sa isang bagong talata at mula sa isang pulang linya.
Halimbawa:
Nagpapadala kami sa iyo para sa pagsasaalang-alang ng isang pakete ng mga dokumento sa pagpapanatili ng ekonomiya ng Kometa shopping complex at ang katabing teritoryo para sa Hunyo 2015.
Pakisuri ang mga dokumento, lagdaan ang mga ito, patunayan ang mga lagda gamit ang mga selyo at magpadala ng isang hanay ng mga dokumento sa Cleaning-Systems LLC.
Ang liham ay dapat magtapos sa isang magalang na formula na maayos na dumadaloy sa lagda, halimbawa:
Taos-puso,
Na may malalim na pasasalamat
Best wishes
Ang presensya o kawalan ng panghuling parirala ay depende sa kung gaano ka kalapit sa tatanggap, at sa kultura ng kumpanya ng may-akda, at sa nilalaman ng liham. Kung kukunin natin, halimbawa, mga organisasyong panrelihiyon, pagkatapos ay tinatapos nila ang kanilang mga liham sa medyo matingkad at emosyonal na mga parirala. Ngunit kung isusulat mo ang "Na may paggalang" sa iyong reklamo, hindi ito magiging angkop. Samakatuwid, dapat mong isaalang-alang kung ang gayong parirala ay kinakailangan.
Depende sa sitwasyon, ang uri at teksto ng liham, ang huling parirala ay maaaring naroroon o wala. Dahil ang pariralang ito ay susundan ng isang lagda, dapat kang gumamit ng kuwit sa halip na isang tuldok. Ang isang pagbubukod ay kung ang may-akda ng liham ay nagawang bumalangkas ng pangwakas na pormula sa anyo ng isang maikli ngunit kumpletong pangungusap. Pagkatapos ay lagyan ng tuldok o tandang padamdam sa dulo.
Hindi mo dapat baguhin ang font; dapat itong kapareho ng nasa katawan ng liham. Ang politeness formula ay nakasulat sa pulang linya. Dapat kang lumihis mula sa pangunahing bahagi o listahan ng mga application sa pamamagitan ng 2-3 linya, at ihanay din ito sa lapad.
Ang pulang linya ay hindi inilabas dito. Ang posisyon ay nakasulat sa kaliwa. Kung ito ay masyadong mahaba, mas mahusay na hatiin ito sa dalawang linya. Inilalagay namin ang mga inisyal at apelyido sa kanan, nakahanay sa gilid. Bilang resulta, sa pagitan ng posisyon at buong pangalan ay nakakakuha tayo ng libreng puwang para sa lagda.
Halimbawa:
Punong Arkitekto ng Stroy-City OJSC A.D. Semenets
Pinuno ng Departamento ng Kliyente
suporta ng Telekontakt LLC A.V. Gavrilenko
Ang mga aplikasyon ay maaaring mga dokumento na ganap na independiyente at nagdadala ng ilang partikular na impormasyon na kailangan sa trabaho. Kinakailangang ipahiwatig ang lahat ng mga kalakip sa liham na ito, bilangin ang mga ito, ipahiwatig ang bilang ng mga pahina at mga kopya.
Kung ang isang liham ng negosyo ay may mga kalakip, isinulat ang mga ito pagkatapos ng pangunahing katawan ng liham, sa pamamagitan ng isang walang laman na linya ng linya. Ang salitang "Application" o "Applications" ay ipinahiwatig sa pulang linya, na sinusundan ng colon. Kung mayroong higit sa isang aplikasyon, ang bawat isa sa kanila ay nakasulat sa isang bagong linya at binilang. Sa application mauuna pangalan, pagkatapos ay bilang ng mga sheet, mga kopya. Walang pagbabago sa disenyo ng teksto ang nananatili sa parehong font, laki, at lapad.
Halimbawa:
Appendix: Aplikasyon para sa pakikilahok sa pagdiriwang para sa 1 sheet. sa 2 kopya.
Mga Application:
Sa kabila ng katotohanan na ang bawat liham ng negosyo ay nilagdaan ng pinuno ng kumpanya o ng kanyang mga awtorisadong opisyal, ang sulat mismo ay isinasagawa ng isang ordinaryong ordinaryong empleyado, i.e. tagapagpatupad. Ito ang kanyang pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnayan na ipinapahiwatig namin sa bahaging ito.
Ang impormasyon tungkol sa artist ay palaging matatagpuan sa pinakailalim ng sulat, sa mga huling linya. Ang buong pangalan, patronymic at apelyido ng empleyado ay nakasulat, kasama ang kanyang contact phone number sa isang bagong linya, at mas mababa pa - ang kanyang email address. Iniwan namin ang font na pareho.
Halimbawa:
Sp.: Anton Solomonovich Leprikov
Kapag ang liham ay ganap na handa, i-print ito sa letterhead at irehistro ito, pagkatapos ay maaari mo itong ipadala.
Marahil ang lahat ay hindi bababa sa isang beses ay kailangang harapin ang pangangailangan na magsulat ng isang liham ng negosyo. Kapag pinagsama-sama ito, hindi mo sinasadyang dumating sa konklusyon na ito ay hindi madali. Maraming mga alituntunin at regulasyon sa pagsulat ng liham pangnegosyo na kailangan mong malaman. Inilalarawan ng artikulo nang detalyado ang proseso ng pagguhit ng isang dokumento, nagbibigay ng mga sample ng mga liham pangnegosyo, at tinatalakay ang kanilang mga uri at disenyo.
Ang mga handa na form ay magdaragdag ng katatagan at ipahiwatig ang pagiging maaasahan ng kumpanya. Naglalaman ang mga ito ng kinakailangang impormasyon tungkol sa organisasyon, tulad ng:
Walang mahigpit na tuntunin tungkol sa mga form. Samakatuwid, ang bawat organisasyon ay nakapag-iisa na nagpapasya kung anong impormasyon ang isasama sa kanila.
Ang mga liham pangnegosyo ay isinulat at na-format sa isang tiyak na paraan, napapailalim sa kanilang likas na mga panuntunan at kinakailangan. Depende sa layunin, pinag-iisipan ng may-akda ang nilalaman nang detalyado upang makuha ang resulta na kanyang kinakalkula. Dapat niyang malinaw na maunawaan kung anong impormasyon ang alam na ng addressee tungkol sa paksa ng liham, kung ano ang pagbabatayan at kung ano ang magiging bago dito. Ang mga argumento ay nakasalalay sa kung anong layunin ang hinahabol ng may-akda. Ang proseso ng paghahanda ng isang liham ng negosyo ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na yugto:
Kapag bumubuo ng isang liham, kinakailangang ibabad ito ng impormasyon, iyon ay, ilagay ang lahat ng kinakailangang impormasyon doon. Maaari itong maging simple o kumplikado. Sa isang simpleng liham, ang nilalaman ay malinaw at maigsi na naghahatid ng impormasyon na sa pangkalahatan ay hindi nangangailangan ng tugon mula sa tatanggap. Ang isang kumplikado ay maaaring binubuo ng ilang mga seksyon, mga punto at mga talata. Ang bawat talata ay naglalahad ng isang aspeto ng impormasyon. Ang mga uri ng mga halimbawa ng liham pangnegosyo ay karaniwang binubuo ng isang panimula, katawan, at pangwakas na seksyon.
Nasa ibaba ang isang halimbawa ng pagsulat ng liham-pangkalakal - ang panimulang bahagi nito.
Ang pangunahing bahagi ay naglalarawan ng mga sitwasyon at kaganapan, nagbibigay ng kanilang pagsusuri at ebidensya. Sa bahaging ito ay nakumbinsi nila na kailangan nilang kumilos sa isang paraan o iba pa, patunayan kung paano ang mga bagay at ipaalam ang tungkol sa pangangailangan na lumahok sa anumang kaganapan, na nagbibigay ng iba't ibang mga argumento.
Ang konklusyon ay naglalaman ng mga konklusyon na ginawa sa anyo ng mga panukala, kahilingan, paalala, pagtanggi, at iba pa.
Isang halimbawa ng pagsulat ng liham-pangkalakal - ang huling bahagi nito - ay ipinakita sa ibaba. Binubuod nito ang kinakailangan na nakasaad sa pangunahing isa.
Ang lahat ng impormasyon na ibinigay ay dapat na mahusay na pare-pareho at naiintindihan.
Ang bawat titik ay nagsisimula sa isang nakasentro na address. Ang maliit na bahagi na ito ay napakahalaga. Kapag pinipili ito, dapat isaalang-alang ng may-akda:
Dapat mayroong magalang na anyo sa dulo ng liham. Halimbawa: “...Nagpapahayag ako ng pag-asa para sa karagdagang kooperasyon (pasasalamat sa paanyaya)...” Ang mga pariralang ito ay sinusundan ng lagda ng may-akda.
Ang lahat ng mga titik ay dapat na nakasulat sa isang opisyal na istilo ng negosyo, na nangangahulugang ang paggamit ng wika para sa mga opisyal na relasyon sa negosyo. Ang mga katangian ng naturang wika ay nabuo sa ilalim ng mga sumusunod na kalagayan:
Kaugnay nito, ang impormasyong nakapaloob sa isang liham-pangkalakal ay dapat na:
Ang isang liham ng negosyo ay dapat matugunan ang mga sumusunod na kinakailangan:
Ang mga halimbawa ng liham pangnegosyo sa itaas sa ibaba ay ipinapakita sa buong bersyon(na may pangunahing bahagi). Ang impormasyon ay nakakatugon sa lahat ng mga kinakailangan ng isang opisyal na istilo ng negosyo.
Pinakamabuting magsulat ng liham pangnegosyo sa isang partikular na isyu. Kung kinakailangan upang malutas ang ilang mga isyu nang sabay-sabay, inirerekumenda na gumuhit ng maraming iba't ibang mga pagpipilian.
Ang mga liham ng negosyo ay maaaring magkaroon ng sumusunod na nilalaman:
Mayroon ding mga titik:
Ang sagot ay dapat magsimula sa pamamagitan ng pag-uulit sa kahilingang nakasaad sa unang titik. Pagkatapos ay ibibigay ang mga resulta ng pagsasaalang-alang nito at ipinahayag ang pag-apruba o isang dahilan para sa pagtanggi. Maaaring naglalaman ang isang liham ng pagtugon sa negosyo alternatibong solusyon inaasahang impormasyon. Karaniwang natutugunan nito ang mga sumusunod na prinsipyo:
Bilang karagdagan sa paggamit ng mga corporate letterhead para sa mga liham ng negosyo, kinakailangang isaalang-alang ang iba pang mga subtleties kapag nagdidisenyo ng mga ito. Ito ang mga detalye, panuntunan para sa mga pagdadaglat, pagsulat ng mga address, heading, haba ng text, lapad ng field, at higit pa.
Ang mga halimbawa ng isang liham ng negosyo ay tumutulong sa iyo na mabuo ito, na isinasaalang-alang ang lahat ng mga subtleties at nuances. Ginagamit ang mga ito ng parehong nagsisimulang mga manggagawa sa opisina at mga karanasang manggagawa. Salamat sa mga sample, natututo sila kung paano magsulat ng mga titik nang tama at makatipid ng maraming oras.
Matagal nang walang lihim sa sinuman na ang pananalita ay nahahati sa slang at pampanitikan - tama. Ito ay lubos na lohikal na ang tamang pagsasalita ay hindi lamang dapat sa bibig, ngunit nakasulat din. Ang bawat matalinong tao ay dapat makabisado ang kultura ng karampatang pagsulat. At higit pa para sa mga aktibong nakikipag-usap sa opisyal na negosyo sa pamamagitan ng sulat. Ano ang mga titik?
Bago natin pag-usapan ang tungkol sa pagsusulat ng negosyo, dapat muna nating tandaan kung ano ang etiquette. Ito itinatag na kaayusan pag-uugali sa lipunan, isang hanay ng mga asal at tuntunin ng tinatawag na mabuting asal, na dapat sundin ng bawat matalino, maayos na tao, upang hindi matawag na walang kultura. Ang mga makasaysayang itinatag na panuntunang ito ay mahalagang bahagi ng buhay ng lipunan.
Siyempre, nalalapat ito hindi lamang sa mga liham ng negosyo. Maraming uri at paraan nakasulat na komunikasyon. Lahat sila ay magkakaiba, bawat isa ay may sariling mga katangian, ngunit mayroon din karaniwang mga tampok. Kabilang sa mga ito ay ang mga sumusunod:
Sa anong mga kaso maaaring kailanganin tayong magsulat ng liham pangnegosyo? Siyempre, kung nagsasagawa tayo ng anumang negosyo sa mga organisasyon at/o indibidwal. Kung ano ang isinusulat namin sa aming mga kasosyo, kasamahan, kliyente, ang paraan ng pag-format namin ng aming sulat ay magiging mukha ng aming kumpanya at ipapakita sa amin alinman sa isang paborableng liwanag o sa isang hindi kanais-nais na liwanag. Maliban kung, siyempre, kami ay may kakayahan sa etiketa ng pagsulat ng mga liham pangnegosyo. Upang hindi mawalan ng mukha, kailangan mong matutunan ang karunungan sa ibaba. Sa pamamagitan ng paraan, kapaki-pakinabang din na magkaroon ng ganoong kaalaman dahil ang pinakamaliit na pagkakamali, ang isang maliit na pagkakaiba sa mga patakaran ay maaaring gawing hindi awtorisado ang isang liham pangnegosyo. legal na punto pangitain.
Bago magsalita nang direkta tungkol sa mga liham, dapat mong maunawaan kung paano sila naiiba sa pangkalahatan relasyon sa negosyo ano ang katangian nila, ano ang kanilang mga katangian. Ang pangunahing tampok ng mga relasyon sa trabaho ay ang kawalan (kumpleto man o halos kumpleto) ng isang personal na ugnayan sa mismong mga relasyon na ito. Bilang isang patakaran, sa trabaho, ang bawat isa sa atin ay lubos na nakolekta, kalmado, magalang - malamang na ang sinuman ay sumayaw na may tamburin, halimbawa, o magsagawa ng iba pang mga aksyon na medyo lohikal sa kumpanya ng mga kaibigan, ngunit sa halip ay katawa-tawa para sa. isang kapaligiran sa trabaho. Nalalapat ito, sa pamamagitan ng paraan, hindi lamang sa mga aksyon, kundi pati na rin sa mga emosyon - maaari mong payagan ang iyong sarili na tumawa o ngumiti, o kahit na isang bahagyang pagpapakita ng galit, ngunit ang homeric na pagtawa, hysterics, luha at iba pa ay mukhang hindi naaangkop (lahat ng ito nag-aalala lamang ng mga emosyon sa trabaho). Sa trabaho, kadalasan ay nagsusuot kami ng mga maskara, na nagpapakita ng pagsasanay, pagpipigil at kalmado.
Hindi matatapos ang komunikasyon sa negosyo kapag gusto mo ito. Hindi mauunawaan ng isang kasosyo sa negosyo o kliyente kung, sa gitna ng isang mahalagang pagpupulong, bigla tayong babangon at iiwan ang madla. Hindi mo maaaring balewalain ang iyong kausap, hindi mo maaaring sagutin ang mga tawag o liham. Nakakatulong ang lahat ng feature na ito upang mas maunawaan kung ano dapat ang etiquette sa pagsasalita ng isang liham pangnegosyo.
Ang una nating binibigyang pansin kapag nakatanggap tayo ng liham ay ang papel. Ayon sa mga kinakailangan ng etiketa ng liham ng negosyo, ang papel para dito ay dapat palaging malinaw at sa anumang kaso ay kulubot. Ang mga tatanggap ng mensahe ay magkakaroon ng mas magandang impresyon sa organisasyon kung ang liham ay nakasulat sa letterhead na may logo ng kumpanya. Ang unang pahina ay hindi binibilang;
May isa pang napaka mahalagang punto sa kagandahang-asal sulat sa negosyo. Ipinapalagay ng negosyo ang mataas na literacy at ang kawalan ng mga error sa spelling. Samakatuwid, kung may mga puwang sa iyong kaalaman sa gramatika ng Ruso, inirerekumenda na huwag magmadali sa pagpapadala ng sulat, ngunit i-double-check ito para sa mga posibleng pagkukulang.
Gayundin pangkalahatang rekomendasyon para sa parehong papel at e-mail, ang nais ay hindi gamitin pagsusulat mga kumplikadong istruktura- ito ay angkop lamang sa mga legal na dokumento. Ang mga pagdadaglat ay hindi dapat gamitin - mga karaniwang tinatanggap lamang. Ngunit ang pamantayan ng etika sa negosyo ay may kasamang iba't ibang mga cliches at argot - propesyonal na jargon. Ang buong dokumento ay pinananatili sa isang opisyal na istilo ng negosyo.
Isa pang mahalagang punto na mababasa mula sa liham: dapat itong maging magalang at palakaibigan hangga't maaari. Walang maaaring pag-usapan ng anumang kawalang-kilos o kabastusan. Bilang karagdagan, ang isang liham ng negosyo ay nangangailangan ng pagtitiyak at isang malinaw na presentasyon ng iyong mga iniisip.
Kung ang addressee ng liham ay hindi nagsasalita ng Russian, ang teksto ng mensahe ay dapat na nakasulat sa kanyang wika, o sa internasyonal na Ingles. Sa pamamagitan ng paraan, ang naturang dokumento ay dapat na nakasulat lamang sa isang gilid ng sheet, ang pangalawa ay dapat manatiling blangko.
Kapag naghahanda ng mga dokumento, kailangan mong tiyakin na walang mga paglilipat. Ang teksto mismo ay dapat na nai-type sa isa at kalahati hanggang dalawang pagitan, na may lapad na margin na dalawang sentimetro sa kaliwa.
Ang isang liham ng negosyo ay may sarili nitong malinaw, espesyal na istraktura. Kasabay nito, walang iisang pamantayan para sa paghahanda ng mga dokumento ng papel: ang iba't ibang mga kumpanya ay maaaring may sariling mga pagkakaiba-iba. Sumusunod lamang sila sa isang tiyak na komposisyon ng mga bahagi ng liham: tiyak na dapat silang naglalaman ng isang "header", isang pagbati, ang pangunahing bahagi at isang paalam. Huwag kalimutan ang tungkol sa iyong personal na pirma sa dulo ng liham.
Sa pamamagitan ng paraan, ang tinatawag na frame ng mensahe - ang paunang at panghuling parirala - ay tinatawag na isang label na frame. Siya ang tumutulong upang maitaguyod ang kinakailangang relasyon sa addressee. Bilang karagdagan, ang mga tuntunin ng kagandahang-asal para sa mga liham ng negosyo at mga halimbawa ng kanilang pagsulat ay nagpapakita ng paggamit ng iba't ibang mga cliches ng pagsasalita sa mga mensahe (tatalakayin sila sa ibaba).
Isang mahalagang nuance Kapag nagdidisenyo ng liham pangnegosyo, nananatili ang tamang address na ginamit. Bago ang rebolusyon, ang address na "sir" o "madam" ay ginagamit sa ating bansa: ito ay itinuturing na unibersal, tinawag nila ang sinuman sa ganoong paraan. Ngayon ay walang ganoong unibersal na address, kahit na ang salitang "Mr." o "Mrs." Maaari mong ituro ito sa isang kasosyo sa negosyo o opisyal, ngunit hindi sa isang kliyente o kasamahan.
Ang pinakakaraniwan at unibersal sa kasalukuyan ay itinuturing na ang address na "Mahal" o "Mahal na ginoo," ngunit sa katunayan ito ay hindi rin isa. Sa katulad na paraan, halimbawa, hindi mo maaaring tugunan ang tinatawag na mga VIP - lalo na ang mga mahahalagang tao, na itinuturing na mga gobernador, mayor, at pangulo. Sa kasong ito, kakailanganin mong simulan ang iyong liham sa address na "Mahal" (isa pang pagpipilian ay "Lubos na iginagalang").
Kung ang mensahe ay naka-address sa maraming tao nang sabay-sabay, at lahat sila ay mga kinatawan ng parehong propesyon, magiging angkop na gumamit ng isang address tulad ng "Minamahal na mga kasamahan" (kung ang lahat ng mga addressee ay kababaihan, pinapayagan na isulat ang "Mahal na mga kababaihan. ”; kung lalaki, pagkatapos ay “Mga mahal na ginoo”). Kung ang liham ay naka-address sa isang tao, mahigpit na ipinagbabawal na huwag gumamit ng pangalan o apelyido. Ito ay pinahihintulutan lamang sa kaso sa itaas (kapag ang addressee ay isang grupo ng mga tao) o kapag nakikipag-ugnayan sa isang legal na entity.
Kung tungkol sa pagtatapos ng mensahe, kailangan mong tandaan: ito ay hindi gaanong mahalaga kaysa sa simula. Nasa dulo ng liham na ang kumpiyansa ay ipinahayag sa isang matagumpay at/o mabilis na paglutas ng isyu, at mga katulad nito. Dito ay hindi mo rin dapat ituro ang anumang mga paghihirap na naganap sa nakaraan - halimbawa, mga pagkaantala sa pagtugon o hindi pagtanggap ng isa. Ang mga pariralang ito ay isinasaalang-alang mga negatibong palatandaan etiquette ng mga liham pangnegosyo at itinuturing na pag-aatubili na ipagpatuloy ang relasyon, gayundin ang kawalan ng paggalang sa kausap. Mahalagang maunawaan na ito ay hindi katanggap-tanggap.
Pangalawa posibleng opsyon sulat - ni email. Umiiral din dito isang buong serye mga katangian nito. Kaya, halimbawa, kung natanggap ng addressee ang mensahe sa unang pagkakataon, kinakailangan na simulan ito sa pagpapakilala sariling kumpanya, mga paglalarawan ng kanilang mga aktibidad, na may mga posibleng gawain na inaasahang maisagawa. Sa panahon ng pangmatagalang sulat, kinakailangan upang mapanatili ang kasaysayan ng mga nakaraang liham, sa batayan kung saan nakabatay ang bawat kasunod na mensahe.
Ang unang liham ay dapat na tiyak na naglalaman ng pagbati at address. Sa mga kasunod, kung kinakailangan ang mabilis na pagtugon, maaaring tanggalin ang apela (kung naaangkop). Sa online na komunikasyon, maraming tao ang hindi itinuturing na kinakailangang gumamit ng mga bantas, at sumulat din nang walang malalaking titik. Hindi ito katanggap-tanggap sa etika sa email ng negosyo.
Ang laki ng email ay hindi dapat masyadong malaki - bilang panuntunan, ito ay kalahati ng laki ng papel na katapat nito. Sa parehong kaso, kung kailangan mong makipag-usap ng isang malaking halaga ng impormasyon sa addressee, isang maikling kasamang tala lamang ang dapat ipahiwatig sa katawan ng liham, at ang materyal mismo ay dapat na nakalakip bilang isang attachment sa Word o anumang iba pang file - ito ay kinakailangan ng etiquette ng isang business letter sa pamamagitan ng e-mail. Ang isang halimbawa ng gayong mensahe ay maaaring: "Magandang hapon, mahal na G. Ivanov! Nagpapadala kami sa iyo ng mga sample ng aming mga brochure sa advertising. Makikita mo sila sa attachment...”
Ang pirma naman, dapat nandoon. Maaari kang pumirma sa dulo ng bawat titik, o maaari kang gumawa ng awtomatikong lagda, na awtomatikong ilalagay. Ang pagpipiliang ito ay kadalasang ginagamit ng mga kinatawan ng malalaking kumpanya. Dapat isama sa lagda ang iyong pangalan at apelyido, posisyon, impormasyon sa pakikipag-ugnayan, at lugar ng trabaho. Dapat itong i-format sa paraang umaangkop ito sa pitumpung character at tumatagal ng hindi hihigit sa lima hanggang anim na linya.
Kinakailangang magsabi ng ilang salita tungkol sa tugon sa mensahe. Etiquette sa negosyo Ang isang email ay nangangailangan ng pagtanggap ng tugon sa mensahe sa loob ng dalawang araw - wala na. Kung kailangan ng mas maraming oras, dapat mong ipaalam sa iyong kausap ang tungkol dito. Ang isang tugon sa lahat ng mga mensahe ay nagpapanatili ng reputasyon ng kumpanya o negosyante. Upang malaman kung ang sulat ay nakarating sa addressee, maaari mong gamitin ang pag-andar ng abiso ng resibo - awtomatikong ipapadala ang kumpirmasyon sa paghahatid. Bilang karagdagan, hindi ipinagbabawal na gumawa ng control call.
Mga klise, mga formula sa pagsasalita, mga clich sa pagsasalita - anuman ang iyong sasabihin, ito ay magiging mahalagang bahagi pa rin ng pakikipagtalastasan sa negosyo. Mula sa kurso sa paaralan naaalala natin na clichés ang tawag itakda ang mga expression. Hindi gaanong marami sa kanila:
Mayroong ilang mga tila maliliit na bagay na maaaring maging nakamamatay sa kaso ng komunikasyon sa negosyo. Kadalasan ang mga maliliit na bagay na ito ay humahantong sa pagwawakas ng magkaparehong kapaki-pakinabang na mga relasyon, ang pagwawakas ng mga transaksyon at mga katulad na hindi kasiya-siyang bagay. Kailangan mong malaman ang kaaway sa pamamagitan ng paningin!
Sa ngayon ay napakaraming literatura na kung minsan ay namumungay ang mga mata. Mayroon ding maraming mga libro sa kultura ng pagsasalita, kabilang ang pagsusulat.
Para sa mga nagnanais na makakuha ng kaalaman sa lugar na ito, maaari kaming magpayo sumusunod na mga gawa: “Business Letter Etiquette” ni Oleg Davtyan, “Culture of Written Speech” ni Tatyana Degtereva, “Russian Letter Etiquette” ni Natalia Formanovskaya at Alla Akishina, “Business Etiquette” ni Elena Ber, “Russian Speech Etiquette” ni Natalia Formanovskaya at ma iba pa.
Ang pagsunod sa mga alituntunin ng pagsusulatan sa negosyo ay hindi napakahirap, dahil hindi gaanong marami sa kanila. Ang pag-alala sa kanila ay isang maliit na agham. Ngunit sa mata ng iba, ang isang taong nakakaalam ng kagandahang-asal ng mga liham-pangkalakal ay palaging magiging maayos at may kultura, isang taong kaaya-ayang makipagnegosyo.
Ayon sa Direct Marketing Association ng UK, bawat £1 na ginastos sa email marketing noong 2015 ay nakabuo ng £38 bilang kapalit. Gustong makamit ang parehong mga resulta, ngunit hindi alam paano magsulat ng liham sa isang kliyente?Pagkatapos ay gamitin ang pinakamahusaymga sample mga sulat sa mga kliyente, na aming nakolekta para sa iyo sa pagsusuring ito.
Iniisip mo ang iyong mga customer sa lahat ng oras, ngunit hindi ito mutual. Upang makuha ang kanilang atensyon at maunahan ang iyong mga kakumpitensya, kailangan mong regular na paalalahanan ang iyong sarili. Nagagawa ito ng mga email nang napakahusay. Ayon sa mga may-akda ng Pipedrive blog, mayroong ilang mga trick na maaaring gumana sa iyong pabor:
Ang CRM system ay isang maginhawang programa na tumutulong na panatilihin ang mga talaan ng mga kliyente at mga transaksyon, itinatala ang lahat ng mga tawag, at tumutulong din upang maginhawang ayusin ang mga sulat sa kliyente. Halimbawa, ang programa ay sumasama sa isang serbisyo ng mail (maaari mong ikonekta ang isang walang limitasyong bilang ng mga mailbox) at nagbibigay-daan sa iyong i-save ang history ng sulat nang direkta sa card ng katapat. Kung sumulat ako sa iyo bagong kliyente, pagkatapos ay maaari kang gumawa ng deal card nang direkta mula sa isang papasok na sulat.
At ngayon ang pinaka-kagiliw-giliw na bagay: upang magpadala ng isang sulat sa isang kliyente mula sa CRM, hindi mo na kailangang mag-type ng teksto. Gamit ang taga-disenyo ng dokumento, maaari kang lumikha ng isang hanay ng mga titik para sa lahat ng okasyon at ipadala ang mga ito sa mga kliyente sa dalawang pag-click. Ilalagay ng SalesapCRM ang pangalan ng kliyente at iba pang data sa email. Gusto mong malaman ang higit pa? Pagkatapos ay pindutin ang .
Nag-compile kami ng isang seleksyonmga liham pangnegosyo sa mga kliyente,na maaari mong kunin bilang sample. Ang kailangan mo lang gawin ay magdagdag ng mga detalye.
1. Sumulat ka ba sa isang potensyal na kliyente sa unang pagkakataon? Ipadala ang maikling mensaheng ito:
Paksa ng liham: Marahil ikaw ang aming bagong kliyente
hello, [Pangalan].
Kami [maikling impormasyon tungkol sa kumpanya].
Kung ito ay interesado ka, handa akong talakayin ang posibilidad ng pakikipagtulungan. Ipaalam sa amin kung anong oras ang magiging maginhawa para sa iyo na tumawag.
[Lagda]
2. Sabihin sa iyong potensyal na kliyente ang tungkol sa iyong matagumpay na karanasan sa pakikipagtulungan sa kanyang mga kakumpitensya:
Paksa ng liham: Manatiling nakasubaybay sa iyong mga kakumpitensya
hello, [Pangalan].
Matagumpay kaming nagtatrabaho sa [katunggali ng X at Y] V [patlang ng aktibidad] na [napakaraming oras] at magkasama tayong nakamit magandang resulta. Makipagkilala sa detalyadong impormasyon maaari mong basahin ang tungkol sa kanila dito [link sa case/review].
Magiging masaya kami kung sasali ka sa amin.
[Lagda]
3. Kung nakatanggap ka ng mga contact ng mga potensyal na kliyente sa isang kaganapan sa negosyo, ipadala silaliham ng alokganyansample:
Paksa ng liham: Higit pa tungkol sa aming kumpanya
hello, [Pangalan].
Sana nagustuhan mo rin [kaganapan], at nais kong pasalamatan ka sa iyong interes sa [pangalan ng kumpanya].
Nag-a-attach ako ng mas detalyadong impormasyon tungkol sa aming kumpanya. Ikalulugod kong talakayin ang anumang mga katanungan na maaaring mayroon ka sa telepono.
[Lagda]
4. Ilang oras pagkatapos ipadala mga sulat sa mga kliyenteng nag-aalok ng mga serbisyo o karagdagang impormasyon paalalahanan ang iyong sarili:
Paksa ng liham: May gusto ka bang pag-usapan?
hello, [Pangalan].
Umaasa ako na nagkaroon ka ng pagkakataon na basahin ang aking nakaraang liham at maging mas pamilyar [karagdagang impormasyon].
Mayroon ka bang anumang mga katanungan o iniisip tungkol sa aking panukala? Ikalulugod kong talakayin sila sa telepono o sa personal. Kailan ka magkakaroon ng oras para dito?
[Lagda]
5. Kung maaari mong ipakita ang pagiging epektibo ng iyong alok gamit ang mga numero, pagkatapos ay ibahagi ang mga ito sa mga sulat sa mga kliyente ng kumpanya. Mas nakakumbinsi ang mga katotohanan.
Paksa ng liham: Ilang mga katotohanan na maaaring hindi mo alam [pangalan ng kumpanya]
hello, [Pangalan].
Kamakailan ay nagpadala ako sa iyo ng sulat tungkol sa [pangalan ng kumpanya], at sa tingin ko maaari tayong maging kapaki-pakinabang [iyong kumpanya].
Nakikita ng aming mga kliyente ang paglago [tukuyin ang mga tagapagpahiwatig] kapag ginamit [pangalan ng produkto at serbisyo]. Nag-aalok din kami [sabihin ang tungkol sa mga promosyon] At [banggitin ang iba pang magagandang deal].
Kung gusto mong malaman ang higit pang mga detalye, mangyaring ipaalam sa amin at aayusin namin ang mga negosasyon sa pamamagitan ng telepono o nang personal.
Inaasahan ko ang iyong sagot.
[Lagda]
6. Mag-alok sa mga customer ng panahon ng pagsubok o mga libreng sample. Ang mga mamimili ay mas handang gumawa ng deal kung susuriin muna nila ang produkto.
Paksa ng liham: Regalo para sa iyong kumpanya
hello, [Pangalan].
Ilang araw na ang nakalipas nagpadala ako sa iyo ng impormasyon tungkol sa [pangalan ng produkto] at ngayon ipinapanukala kong subukan ito sa aksyon.
Gumawa/nag-attach ako ng ilang logins ng bisita/libreng sample/voucher na magagamit para ma-access/makatanggap [produkto o serbisyo]. Ibahagi ang mga ito sa iyong mga kasamahan. Ito ay magiging kagiliw-giliw na marinig ang kanilang opinyon.
Ikalulugod kong talakayin ang lahat nang mas detalyado sa telepono o nang personal. Sigurado ako na talagang magiging kapaki-pakinabang kami sa iyo [patlang ng aktibidad].
[Lagda]
7. Kung hindi ka sigurado na nakikipag-ugnayan ka sa isang empleyadong awtorisadong makipag-ayos, hilingin sa kanya na tumulong na maabot ang gumagawa ng desisyon:
Paksa ng liham: Sana maituro mo ako sa tamang tao
hello, [Pangalan].
Ilang araw na ang nakalipas nagpadala ako sa iyo ng sulat tungkol sa [kumpanya o produkto] at ngayon nagdududa ako na dumating ako sa tamang address.
Ikaw ba ang gumagawa ng mga desisyon sa isyu na interesado ako? Kung hindi, maaari mo ba akong tulungang makipag-ugnayan sa tamang tao sa iyong kumpanya?
naghihintay ako ng reply mo.
8. Gamitin ang tekstong ito ng liham sa kliyente kung, pagkatapos makipagkita sa kanya, gusto mong magtanong tungkol sa kanyang mga plano sa hinaharap:
Paksa ng liham: Ang iyong mga plano
hello, [Pangalan].
Salamat sa iyong oras. Ngayon gusto kong malaman kung paano mo nakikita ang karagdagang talakayan ng aming isyu.
Kung interesado ka pa rin, mangyaring ipaalam sa amin ang iyong mga plano.
naghihintay ako ng reply mo.
[Lagda]
9. Pagkatapos makipagkita sa kliyente, ipaalala sa kanya ang mga sumusunod na yugto ng negosasyon:
Paksa ng liham: Plano ng pagkilos para sa malapit na hinaharap
hello, [Pangalan].
Salamat sa paglalaan ng oras - napaka-produktibo ng pulong ngayon. Hayaan mong ipaalala ko sa iyo kung ano ang susunod nating gagawin:
[Petsa]: Ipapadala kita [kontrata/buong hanay ng mga dokumento].
[Petsa]: Ipapasa mo sa akin ang iyong mga komento at hiling.
[Petsa]: Gagawin namin ang lahat ng panghuling pagbabago at pipirmahan ang kasunduan.
Kung kailangan mong pag-usapan ang anumang bagay bago ang petsang ito, mangyaring ipaalam sa akin.
10. Mag-composeganyansulat sa kliyente, kung sa panahon ng pulong ay gusto niyang makatanggap ng karagdagang impormasyon:
Paksa ng liham: Impormasyon sa iyong kahilingan
hello, [Pangalan].
Natutuwa kaming makipagkita nang personal sa mga kinatawan ng iyong organisasyon. Nangako akong padadalhan ka ng karagdagang impormasyon tungkol sa [tanong]- sila ay nasa kalakip na file.
Handa nang sagutin ang anumang katanungan. Huwag mag-atubiling tawagan ako sa [number] anumang oras o sumulat sa address na ito.
Form ng liham depende sa mga dokumentong bumubuo Kasama sa organisasyon ang mga detalye:
01 - Sagisag ng estado Russian Federation(02 - coat of arms ng isang constituent entity ng Russian Federation o 03 - sagisag ng isang organisasyon o trademark (marka ng serbisyo));
04 - code ng organisasyon
05 - pangunahing numero ng pagpaparehistro ng estado (OGRN) legal na entidad
06 - taxpayer identification number/reason code para sa pagpaparehistro (TIN/KPP)
08 - pangalan ng organisasyon
09 - background na impormasyon tungkol sa organisasyon
pati na rin ang mga mahigpit na marka para sa mga detalye:
11 - petsa ng dokumento
12 - numero ng pagpaparehistro ng dokumento
13 - link sa numero ng pagpaparehistro at petsa ng dokumento
At, kung kinakailangan, limitahan ang mga marka para sa itaas na mga hangganan ng mga lugar kung saan matatagpuan ang mga detalye.
15 – addressee
18 - pamagat sa teksto
19 - marka ng kontrol
20 - teksto ng dokumento
Ang anyo ng liham ay maaaring gawin batay sa paayon o angular na pagkakaayos ng mga detalye.
kanin. 1. Lokasyon ng mga detalye ( opsyon sa sulok) letterhead (ang mga sukat ay nasa millimeters)
kanin. 2. Lokasyon ng mga detalye (paayon na bersyon) ng anyo ng titik (ipinahiwatig ang mga sukat sa milimetro)
Ang pinaka-maginhawa para sa pagproseso at matipid mula sa punto ng view ng paggamit ng puwang ng sheet ay ang anyo ng sulok. Sa kasong ito kanang bahagi ang tuktok ng sheet ay maaaring gamitin upang ilagay ang mga detalye ng "Addressee", "Resolution"
Ang paggamit ng longitudinal letter form ay ipinapayong sa mga kaso kung saan ang pangalan ng organisasyon ay naglalaman malaking bilang mga naka-print na character, halimbawa, ay maaaring ang kaso kapag ang mga detalye ng form ay ibinigay sa dalawa o higit pang mga wika. Sa kasong ito, ang mga detalye ay dapat na naka-print sa Russian sa kaliwa, at sa pambansang wika sa kanan, sa parehong antas. Kung ang bilang ng mga pambansang wika na ginamit ay higit sa isa, ang mga detalye ay dapat ipahiwatig sa Russian sa itaas, at sa pambansang wika sa ibaba, na nagpapalawak ng linya hanggang sa hangganan ng kanang margin.
Ang sulat form ay maaaring ihanda para sa isang organisasyon, yunit ng istruktura at isang opisyal.
Mga halimbawa ng disenyo ng anyo ng liham:
kanin. 3. Anyo ng liham mula sa organisasyon na may angular (nakasentro) na lokasyon ng mga detalye.
kanin. 4. Form ng liham mula sa organisasyon na may sulok (bandila) na lokasyon ng mga detalye.
kanin. 5. Anyo ng liham mula sa organisasyon na may paayon na pagsasaayos ng mga detalye.
Ang mga halimbawa ng pangkalahatang form ng dokumento ay ibinibigay din sa mga sumusunod na dokumento:
GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa paghahanda ng dokumento" (Appendix B, Mga Figure B.2, B.3, B.4);
- Mga karaniwang tagubilin sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong awtoridad, na inaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura at Komunikasyon ng Masa ng Russian Federation na may petsang Nobyembre 8, 2005 No. 536 (Mga Appendice No. 13, 14, 15, 16, 17, 18).
